(趣旨)

第1条　湧別町役場における処務については、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの責任区分)

第3条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次に掲げるとおりとする。

(電子文書取扱主任)

第4条　前条の規定にかかわらず、LGWAN文書の受信及び送信に関する事務に従事する文書取扱主任は、総務課長とする。

(帳票)

第5条　総務課には、次の帳票その他を備えなければならない。

(閲覧)

第6条　文書(秘密文書を除く。)は公務のほかは、主管課長の許可を得ないで他人に謄写させ、若しくは閲覧させ、又は謄本を与えてはならない。

(文書の格納)

第7条　重要文書は、非常持出の表示のある適当な容器に格納しなければならない。

(文書の収受)

第8条　町に到達した文書及び物品(課で直接収受したものを除く。)は、総務課において収受するものとする。

(普通文書の取扱)

第9条　収受した普通文書は、直ちにこれを開封し、受付印を押印して副町長、総務課長を経て主管課長に配布する。ただし、行政上重要な文書にあっては、町長の閲覧に供した後主管課長に配布するものとする。

(特殊文書の取扱い)

第10条　書留、特定記録等の特殊文書は、開封せず特殊文書物品配布簿に記入の上封筒に受付印を押印し、直接名あて人に配布する。

第11条　前2条により収受した文書は、次の各号によりこれを取り扱わなければならない。

(収受文書の返還等)

第12条　収受した文書で湧別町の主管に属しない文書は、総務課において返還又は転送の手続をとるものとする。

(送料未納等の文書の取扱)

第13条　送料の未納又は不足の文書については、官公署等の発送にかかわるもののうち、総務課長が必要と認めたものに限り、現金又は郵便切手によりその料金を支払い、これを収受することができる。この場合においては、郵便切手等受払簿に所要事項を記入しなければならない。

(電話又は口頭の処理)

第14条　電話又は口頭で受理、発信した事項は、電話及び口頭事務処理票(様式第12号)に、聴取者がその要領を記録して、文書として取り扱うものとする。

(勤務時間外の文書物品の処理)

第15条　勤務時間外において到着した文書及び物品は、電報又は即刻処理を要すると認めるものを除くほか、到着した次の出勤時限後直ちに第11条の規定により処理しなければならない。

(文書即日処理の原則)

第16条　文書は、簡明に、かつ、即日処理するようにしなければならない。

(文書処理の責任者)

第17条　各課長は、文書の配布を受けたときは、自ら処理するものを除くほか主幹又は主査に配布し、その処理方針を指示する必要があるものは、これを指示して処理させなければならない。

(文書の決裁)

第18条　文書の処理に当たっては、主査、主幹、課長補佐、課長及び副町長を経て、町長の決裁を受けた後でなければ処理してはならない。ただし、副町長及び課長等は、湧別町事務決裁規程(平成21年訓令第1号。以下「決裁規程」という。)に掲げる事項を専決することができる。

(起案)

第19条　事案の処理は、文書によるものとする。文書は、別に定められたものを除き、次に掲げるとおり起案用紙(様式第13号)により起案しなければならない。

(軽易な文書の起案)

第20条　事の軽易なもの又は成規定例のあるものは、本書の余白又は帳簿をもって起案することができる。また、その処分を要しないで閲覧に供するものも同様とする。

(軽易な事件の照会、回答、返送及び督促)

第21条　訂正又は再調査を依頼する文書は、附箋照会用紙(様式第15号)により処理することができる。

(施行又は処分を要しない文書の処理)

第22条　処分を要しない文書は、閲覧した上、直ちに完結しなければならない。

(特殊文書の取扱い)

第23条　文書で急を要するものには、附箋をはりつけ、特に期限のあるものには、その期日を明記し事の重要なものには「重要」、機密に属するものには「秘」、例規に属するものには「例規」、説明を要するものには「要説明」、登録を要するものには、「要登録」と文書の上部欄外に朱書しなければならない。

(特殊決裁文書)

第24条　文書で機密に属するもの、急を要するもの及び説明を要するものは、課長、課長補佐、主幹又は担当主査において持ち回り、上司の決裁を受けなければならない。

(合議)

第25条　文書で他の課に関係あるものは、課長、課長補佐、主幹、主査に合議しなければならない。

(総務課長への合議)

第26条　次の事項に係る起案文書は、あらかじめ総務課長に合議しなければならない。

(企画財政課長への合議)

第27条　次の事項に係る起案文書は、あらかじめ企画財政課長に合議しなければならない。

(会計管理者への合議)

第28条　1件200万円以上で、期別予算実行計画に予定されない緊急を要する支出に係る起案文書は、あらかじめ会計管理者に合議しなければならない。

第29条　削除

(建設課長への合議)

第30条　次の事項に係る起案文書は、あらかじめ建設課長に合議しなければならない。

(意見を異にするとき)

第31条　第26条から前条までの場合において関係課が意見を異にするときは互いに協議し、なおその意見が一致しないときは、上司の指揮を受けなければならない。

(文書の再回付)

第32条　再回を要する文書には、その欄外に「要再回何課」と表示しなければならない。

(要旨を変更された文書の回付)

第33条　文書の決裁に際し、その要旨が変更されたときは、施行前これを関係課に回示しなければならない。

(令達文書の処理)

第34条　令達文書の種類及び区分は、次のとおりとする。

(辞令等の処理)

第35条　職員の任免その身分に関し、又は事務分掌の発令があったときは、辞令簿及び事務分掌命令簿に記載して被命令者に交付しなければならない。

(その他の文書の取扱い)

第36条　第17条から前条までに定めるもののほか、文書の処理は、次の各号によらなければならない。

(文書の完結表示)

第37条　施行後又は供覧後完結しなければならない文書の起案の際は、その旨及び編集類目並びに保存年限を欄外に記入しなければならない。

(未完結文書の保管)

第38条　未完結文書は、各課で一定の場所に保管しその所在を明らかにしなければならない。

(未完結文書の査閲)

第39条　各課長は、毎年5月及び12月に未完結文書を査閲し、その処理について適宜指導すると共に、その結果を副町長に報告しなければならない。

(主管者の行うもの)

第40条　発送する文書及び物品は、総務課長(湧別庁舎にあっては、福祉課長)が指定する時間までに、次の各号によって発送箱に入れなければならない。ただし、急を要するときは、この限りでない。

(発送担当者の行うもの)

第41条　発送担当者は、料金後納郵便物差出票に記入し、処理しなければならない。

(発信)

第42条　LGWAN文書をLGWAN電子文書交換システムにより送信するときは、送信する文書の主管課長が送信するものとする。ただし、主管課長の依命を受けた者が送信するときは、この限りでない。

(令達番号)

第43条　公文には、次の各号の定めるところにより令達番号を付さなければならない。

(公文例)

第44条　令達の種類等公文の例式は、湧別町公用文作成要領による。

(記名)

第45条　公文の記名は、町名又は町長名を用いなければならない。ただし、庁内に対するもの又は上司の承認を得たものは、この限りでない。

(電子署名)

第46条　第40条の規定にかかわらず、LGWAN文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。

(電子メールの利用)

第47条　文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、町長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(電子メールの対象文書)

第48条　前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、第40条の規定により公印の押印を省略できる文書とする。

(電子メールの施行)

第49条　電子メールを利用する施行文書は、公文書扱と入力して送信しなければならない。

(電子メール文書の収受)

第50条　文書取扱者は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち文書取扱者が公文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。

(編集保存文書の区分)

第51条　編集保存する文書は、事務事業等が完結した文書及び帳簿(台帳、図表類を含む。)又は事務事業等を処理中の未決文書をいう。

(保管、保存の分類)

第52条　すべての文書は、別表第2の文書分類表による記号及び番号(以下「分類番号」という。)に分類整理する。

(分類番号の追加及び削除)

第53条　新たな事務事業等の発生により、文書分類番号を追加する必要が生じた場合は、総務課長が分類を決定する。

(文書等の整理)

第54条　文書は、すべて未決文書及び完結文書に区分し、完結文書については、文書分類表の定めるところにより整理区分し、所定の場所に保管及び保存しなければならない。

(保存年限)

第55条　文書の保存年限は、次のとおりとする。

(保存年限の特例)

第56条　前条の規定により決定された保存年限の満了した文書であっても、なお保存の必要があると主管課において認めた文書については、総務課長の承認を得て保存年限を変更することができる。

(編集の区分)

第57条　文書の編集は、会計年度(暦年により処理する文書にあっては、暦年)ごとに、かつ、第54条の基準に基づき、主管課において編集しなければならない。

(編集の基準)

第58条　文書の編集の基準は、おおむね次のとおりとする。

(保存文書の持出し等)

第59条　保存文書は、町長の許可を受けなければ庁外に持ち出してはならない。

(廃棄)

第60条　保存期間の満了した文書は、主管課において完結文書廃棄票(第23号様式)を作成し、総務課長の決裁を得てから、主管課において廃棄するものとする。

(文書保存の特例)

第61条　保存期間の満了した文書にあっても、町の行政資料とすることが適当と認められるものについては、前条の規定にかかわらず、当該文書をふるさと館JRY館長に引き継ぎ、同館で保存することができる。

(服務の根本基準)

第62条　職員は、町民全体の奉仕者として公共の利益のために勤務するとともに、執務中の言語容儀を正しく、体面を失するような挙動を慎み、応接は、努めて丁重親切を旨としてその主管事務の遂行に全力を挙げて、これに専念しなければならない。

(信用失墜行為の禁止)

第63条　職員は、その職務の信用を傷つけ、又は不名誉となるような行為はしてはならない。

(秘密を守る義務)

第64条　職員は、職務上知り得た秘密を他に漏らしてはならない。その職務を退いた後であっても同様とする。

(法令及び上司の命に従う義務)

第65条　職員は、その職務を遂行するに当たり誠実に法令、条例等に従い、職務の秩序を保持し相互に人格を尊重し、かつ、上司の職務上の命令に従わなければならない。

(営業又は他の事務の関与制限)

第66条　職員は、町長の許可を受けなければ営業を行い、又は報酬を得て他の事務に従事してはならない。

(私企業からの隔離)

第67条　職員は、商業、工業又は金融業その他営利を目的とする私企業(以下「営利企業」という。)を営むことを目的とする会社その他の団体の役員、顧問若しくは評議員を兼ね、又は自ら営んではならない。ただし、町長の承認を得た場合は、この限りでない。

(他の団体事業又は事務の関与制限)

第68条　職員が報酬を得て営利企業以外の事業の団体の役員、顧問若しくは評議員を兼ね、その事業に従事し、又は事務を行うには、町長の許可を受けなければならない。

(出勤簿)

第69条　職員は、出勤時間を厳守し、出勤したときは、直ちに自ら出勤簿(様式第24号)に押印しなければならない。ただし、緊急の用務その他職務の都合により定時刻までに出勤できないときは、この限りでない。この場合、出勤後直ちにその理由を具して所属長に申し出なければならない。

(遅参)

第70条　登庁時限に遅れた者は、有給休暇願(様式第25号)及び休暇簿(様式第26号)により、上司に届けなければならない。早退の場合も同様とする。ただし、公務上又は天災事変等のため遅参したものは、上司の証明を得て総務課に提出することにより定時に出勤したものとみなす。

(執務中の外出)

第71条　執務時間中外出し、又は退出しようとするものは、上司の許可を得なければならない。

(欠勤の届出)

第72条　事故のため欠勤しようとするものは、前日までに有給休暇願及び休暇簿により届け出なければならない。

第73条　湧別町職員の勤務時間、休暇等に関する規則(以下この条において「規則」という。)第35条及び第36条に規定する休暇を請求する場合は、あらかじめ休暇簿を提出して町長又はその委任を受けた者の承認を得なければならない。

(願届書の取扱い)

第74条　前2条の規定による願、届書その他の書類は、主管課長及び総務課長を経由して副町長の決裁を受けなければならない。ただし、前条の規定による願について重要と認めたものについては、町長の決裁を受けなければならない。

(身元保証書等の提出)

第75条　新任者は、着任の日から7日以内に身元保証書(様式第32号)及び履歴書(様式第33号)を提出しなければならない。

(転籍等の届出)

第76条　転籍、転居、改氏名その他身分に異動のあった者は、当該異動のあった日から7日以内にその旨を届け出なければならない。

(身分証明書の所持)

第77条　職員(常勤の特別職の職員を含む。以下この条において同じ。)は、常に身分証明書(様式第34号。以下「証明書」という。)を所持しなければならない。

(名札の着用)

第78条　職員には、その所属及び氏名を明らかにするため、名札を交付する。

(欠勤、早退及び出張の場合の担任事務の処理)

第79条　欠勤、早退及び出張の場合においては、担任事務の処理に関し必要な事項をあらかじめ上司に申し出なければならない。

(退庁時の文書物品の整理)

第80条　職員は、退庁しようとするときは、その管掌する文書その他の物品を整理し、その所在を明らかにしなければならない。

(退庁後の物品の管理)

第81条　職員の退庁後管守を要する物品は、物品庫に格納しなければならない。

(臨時出勤のときの処置)

第82条　執務時間外に臨時出勤した者は、出勤、退庁共に当直員に通知し、退庁のときは、火気に注意してその取締りを当直員に引き継がなければならない。

(出勤時間外の出勤命令)

第83条　町長は、公務の都合によって執務時間外又は休日においても職員に服務を命ずることができる。

(当直員の配置)

第84条　湧別町の休日を定める条例(平成21年条例第2号)第1条第1項の規定する休日(以下この節において「休日」という。)における必要な事務を処理するため、役場庁舎に当直員を置くことができる。ただし、12月31日及び翌年の1月1日は、この限りでない。

(当直の区分及び勤務時間)

第85条　当直の区分及びその勤務時間は、次のとおりとする。

(宿日直員の割り振り)

第86条　当直員は、職員(上湧別庁舎及び湧別庁舎以外で勤務する職員を除く。)を輪番制により割り当てるものとし、各月の2箇月前までに総務課長が宿日直命令簿(様式第36号)により当番表を作成し、当該職員に周知するものとする。ただし、新規採用職員にあっては、任用後6箇月経過した後に割り当てるものとする。

(宿日直日誌)

第87条　当直員は、宿日直日誌(様式第37号)に業務の処理及び引継ぎの状況を記載し、署名、押印するものとする。

(異動のときの事務処理)

第88条　地方公務員法(昭和25年法律第261号)第3条に定める特別職及び一般職が退職、休職又は事務分掌替を命ぜられたときは、担任事務の概要及び懸案事項等を記載した事務引継書(様式第38号)を作成し、後任者又は任命権者が指定した職員に担任事務の引継ぎをし、連署の上、上司に届け出なければならない。ただし、主幹職以上の役付職員以外の職員にあっては、口頭をもって行うことができる。

(盗難の届出)

第89条　盗難があったときは、直ちにその品名、数量、保管状況その他参考となる事項を具して、総務課長を経て町長の決裁を受けなければならない。

(旅行命令書等)

第90条　職員の旅行命令は、湧別町職員の旅費支給条例施行規則(平成21年規則第38号)第4条に規定する旅行命令書をもって命ずるものとする。

(外勤命令)

第91条　紋別市、佐呂間町、遠軽町及び町内の旅行は、外勤とする。

(旅行中の事故)

第92条　職員は、旅行中の次の各号のいずれかに該当する場合は、その事由を具して、直ちに上司の指揮を受けなければならない。

(旅行及び外勤の復命)

第93条　旅行又は外勤を終えた者は、直ちにその旅行又は外勤中取り扱った事務の結果を口頭で復命し、重要なものについては更に復命書(様式第39号)により復命をしなければならない。

(異例又は重要な事件の報告)

第94条　旅行又は外勤中、異例又は重要な事件を知ったときは、帰庁後直ちに報告しなければならない。

(緊急登庁)

第95条　上湧別庁舎、湧別庁舎又はその付近に火災その他非常災害が発生したときは、職員は、速やかに登庁しなければならない。

(非常警備)

第96条　前条の規定により登庁した者は、直ちに次に掲げる処置をして上司の指揮を受けなければならない。

(公金保管の禁止)

第97条　公金は団体に属するものであっても、特に指定するもののほかは、速やかに会計管理者に引き継ぎ各担当において保管してはならない。

(電話の使用制限)

第98条　私用のため電話を使用することは、特別の理由のあるほかはしてはならない。

(その他)

第99条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。