○湧別町公用文作成要領
平成21年10月5日
訓令第9号
(趣旨)
第1条 町の公用文の作成については、別に定めがあるもののほか、この要領の定めるところにより作成するものとする。
(左横書き)
第2条 公用文の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、縦書きとする。
(1) 法令等により様式が縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署で様式が縦書きと定められているもの
(3) 表彰状、感謝状、賞状、祝辞、弔辞その他これらに類するもの
(4) その他総務課長が縦書きを適当と認めたもの
(文体及び表現)
第3条 公用文に用いる文体は、原則として「ます」体とする。ただし、法規文書、令達文書、公示文書及び一般文書のうち議案、契約書等に用いる文体は、様式の部分を除き、「である」体とする。「だ、だろう、だった」の形は、「である、であろう、であった」の形にする。
2 文語的表現は、なるべくやめて、口語的表現とするものとする。
(1) 「これが処理」は「その処理」に、「せられんことを」は「されるよう」に、「ごとく・ごとき」は「のような・のように」とする。
(2) 「おもなる・必要なる・平等なる」などの「なる」は、「な」とする。ただし、「いかなる」は用いてもよい。
(3) 「べき」は、「用いるべき手段」「考えるべき問題」「論ずべきではない」のような場合に用い、「べく」「べし」の形は、用いない。
3 文章は、なるべく区切って短くし、接続詞や接続助詞などを用いて文書を長くすることを避ける。
4 時及び場所の起点を示すには、「から」を用いて、「より」は用いない。「より」は、比較を示す場合にだけ用いる。
5 文章には、できるだけ、一見して内容の趣旨が分かるように、簡潔な標題を付ける。また、「通知」「回答」のような、文章の性質を表すことばを付ける。「公社の性質に関する件」は、「公社の性質について(通知)」とする。
6 内容に応じ、なるべく箇条書きの方法をとりいれ、一読して理解しやすい文章とする。
(用語)
第4条 特殊なことばを用いたり、堅苦しいことばを用いることはせず、日常一般に使われているやさしいことばを用いる。
2 言いにくいことばを使わず、口調のよいことばを用いる。
3 音読することばは、なるべく避け、耳で聞いて意味のすぐ分かることばを用いる。
(用字)
第5条 漢字及び仮名遣いは、次の内閣告示による。
(1) 常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
2 仮名は、平仮名を用いることとする。片仮名は特殊な場合に用いる。
(数字)
第6条 数字は、アラビア数字を用いる。ただし、縦書きの文章にあっては、漢数字を用いることがある。
(1) 左横書きの文章の中でも「一般に、一部分、一間(ひとま)、三月(みつき)」のような場合には、漢字を用いる。
(2) 「100億、30万円」のような場合には、億・万を漢字で書くが、千・百は、「5千」、「3百」としないで、「5,000」「300」とする。
(3) 日付は、場合によっては、「昭和52.4.1」のように略記してもよい。
2 数字のけたは、3位ごとに区切るものとする。
(記号)
第7条 文章には、文字及び数字のほか、次の記号を用いる。
(1) 「。」(まる)及び「、」(てん)
文の区切りを示す場合に用いる。
(2) 「，」(コンマ)
左横書き文章の区切り及び数字のけたの区切りに用いる。ただし、漢数字のけたの区切りには「、」(てん)を用いる。
(3) 「．」(ピリオド)
単位を示す場合及び省略する場合などに用いる。
「なかてん」として、外国語の区切り及び事物の名称を列記する場合に用いる。
(4) 「：」(コロン)
次に続く説明文又はその他の語句があることを示す場合に用いる。ただし、縦書きの場合には用いない。
(5) 「～」(なみがた)
「……から……まで」を示す場合に用いる。
(6) 「―」(ダッシュ)
語句の説明、言い換え及び番地を省略して書く場合に用いる。
(7) 「( )」又は「
」(かっこ)
語句又は文のあとに特に注意を加える場合及び見出しその他簡単な独立した語句を掲記する場合などに用いる。
(8) 「「」」又は「
」(かぎかっこ)
引用する語句又は文及び特に明示する語句を差し挟む場合に用いる。
(9) 「々」又は「〃」(繰り返し)
「々」は、漢字1字の繰り返しに、「〃」は、表や簿記などだけに用いる。
(10) 見出し記号
見出し記号の種類及び用い方は、次のとおりとする。
(横書きの場合)
第1 1 (1) ア (ア)
第2 2 (2) イ (イ)
第3 3 (3) ウ (ウ)
(縦書きの場合)
第一 一 1 (一) (1) ア
第二 二 2 (二) (2) イ
第三 三 3 (三) (3) ウ
(書式及び文例)
第8条 一般文書、公示令達文及び議案の書式は、別記に定める例によるものとする。ただし、法令等に特別の定めのあるものその他これにより難い特別の理由があると認められるものについては、この限りでない。
(その他)
第9条 この要領に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この要領は、平成21年10月5日から施行する。
別記(第8条関係)
1 一般文書の書式
(1) 一般往復文(照会、回答、通知、報告等)
注
1 「×」は、空字を示す。以下の書式において同じ。
2 文書番号と年月日は、文書の右上に書き、終わりは、1字分空ける。
3 受信者(職氏名)は、1行空け、書き出しは、2字分空ける。
4 発信者は、1行空け、末尾の字に半分かけて公印を押したあと、1字分空くようにする。
5 標題は、発信者名の下に1行おいて、4字目から書き出し、終わりを3字分空ける。2行にわたるときも4字目から書き出す。
6 標題の末尾には、「通知」、「照会」等をかっこ書きし、その文書の種類を明らかにする。
7 本文の書き出し、及び行を改めるときは、1字分空けて書き出す。
8 「記」は、中央に書く。
9 文書の末尾には、課名等連絡先をかっこ書きする。
10 申請、進達、副申なども、書式は上記に準ずる。
(2) 書簡文
注
1 文書の記号及び番号は付けず、すぐに本文を書く。
2 年月日は、本文の下に3字目から書き出す。
3 あて名は、1行空け、2行目から書き出す。
4 発信者は、1行空け、公印を押さないときは終わりを2字分空ける。
2 公示令達文の書式
(1) 条例
ア 制定の場合
別表(第○条関係)
注
1 条例番号は、初字から書き出す。
2 公布文は、2字目から書き出し、2行以上にわたる場合の2行目以下の初字は、1字目とする。
3 公布年月日は、3字目から書き出す。
4 町長名は、自筆署名とする。
5 題名は、4字目から書き出し、末尾を3字分空ける。2行にわたる場合の2行目以下の初字も4字目とする。
6 条文数の多い条例において、章、節等の区分を行った場合は、目次を付ける。
7 見出しは、左のかっこを2字目として書き出し、2行以上にわたる場合の2行目以下の初字も2字目とする。
8 条及び項は1字目から書き出し、号は2字目から書き出す。
9 附則は、その冒頭に「附則」の文字を置き、その文字の位置は、4字目に「附」を、1字空けて6字目に「則」を置く。
10 附則の内容が1項の場合は、項の表示を付けず2字目から書き出し、2項以上の場合は、1字目に項の表示を付け、当該表示の後1字空けて書き出す。
イ 一部改正の場合
注
1 改正、削除又は追加(以下「改正等」という。)をする条例のみ新旧対照表に記載する。
2 町長名は、自筆署名とする。
3 改正等のない項及び号の内容は略する。
4 号の内容を改正等する場合において、当該号の存する項の内容を改正等しないときであっても、当該項の内容は略さない。
5 略す項及び号が2つ連続である場合は「及び」でつなぎ、3以上連続した項及び号を略す場合は「～」で結ぶ。
6 見出しの付いた条及び附則の項を改正等する場合は、見出しを付ける。
7 「改正前」及び「改正後」の欄において対応する条、項及び号並びに表は、同じ高さにそろえる。
8 附則の改正の冒頭の行には、「附則」と明記する。
9 字句を改正等する場合は、改正前欄にあっては改正する字句及び削除する字句、改正後欄にあっては改正後の字句及び追加する字句の部分に、これを明示するための下線を引く。
10 条、項及び号(以下「条項等」という。)を削除し、又は追加する場合は、改正前欄にあっては削除する条項等、改正後欄にあっては追加する条項等の部分に、これを明示するための下線を引く。
11 条の追加をする場合は、直前の条を内容を略して記載する。この場合において、当該直前の条に見出しが付いているときは、見出しを付ける。
12 条項等の繰上げ又は繰下げ(以下「移動」という。)のみをする場合は、当該条項等の内容を略し、当該条項等の表示にのみこれを明示するための下線を引く。この場合において、移動する条に見出しが付いているときは、見出しを付ける。
13 項中の表を改正する場合は、項の内容を略さない。
14 項中の表を削除し、又は追加する場合は、その部分を明示するための太線で囲む。
15 項中の表又は別表中の字句を改正等する場合は、11のとおりとする。この場合において、当該表中の改正のない項については、内容を略する。
16 項中の表又は別表の項を削除し、又は追加する場合は、その部分を明示するための太線で囲む。この場合において、当該表中の太線で囲む項の前の項(前の項がない場合は、後の項)については、内容を略さず、その他の項については、内容を略する。
17 項中の表又は別表の全部を改正する場合は、当該表全体をこれを明示するための太線で囲む。この場合において、改正する字句に下線を引かない。
ウ 全部改正の場合
エ 廃止の場合
(2) 規則
条例に準ずる。
(3) 要綱・要領・規程・規約・細則
条例に準ずる。
(4) 訓令
注
1 書式は、2(1)に準ずる。
(5) 達
注 書式は、指令に準ずる。
(6) 指令
注
1 文書の番号は、1字目から書き出す。
2 令達先に住所を付する場合は、文書番号の下に1行おいて、住所を書き、すぐその下に氏名を書く。住所は2字分、氏名は1字分終わりを空ける。
3 条件等を書く場合は、令達者名の下に1行空け、条件が一つの場合は2字目から、二つ以上ある場合には一連番号を付し、番号の後1字分空けて書き出す。
(7) 告示
注
1 告示番号は、1字目から書き出す。
2 告示文は、1行空け、2字目から書き出す。
3 規程形式は、訓令に準ずる。
3 議案の書式
(1) 新規制定
注
1 議案番号は、1字目から書き出す。
2 題名は、1行空け、4字目から書き出す。2行にわたるときも4字目から書き出す。
3 本文は、1行空け、2字目から書き出す。
4 記は、1行空け、中央に書き出す。
5 別紙のとおりは、2行空け、2字目から書き出す。
6 提出年月日は、2行空け、3字目から書き出す。
7 提案者名は、2行空け、終わりを4字分空ける。
8 提案理由は、3行空け、1字目から書き出す。
9 提案理由文は、2字目から書き出す。
(2) 一部改正
注
1 改正文は、第2字目から書き出す。
2 新旧対照表は、公示令達文の書式(条例改正告示)の例によるものとする。
(2) 請負契約
注
1 契約の相手方が共同企業体の場合は、次のように記載する。
2 以下(1)に準ずる。
(3) 財産取得
注 (1)、(2)に準ずる。