○湧別町議会事務局文書編纂規程
平成21年11月25日
議会訓令第3号
(趣旨)
第1条 湧別町議会事務局処務規程(平成21年議会訓令第2号)第23条第2項の規定に基づき、文書の編纂、保存期限及び整理保管について手続等を定めるものとする。
(文書の編纂方法)
第2条 完結した文書は、関係の順序を明らかにし、会計経理に属するものは会計年度ごとに、その他は暦年ごとに完結文書索引目録(様式第1号)を付し、これを一括して編纂しなければならない。ただし、分冊したものは、表紙に「何冊の内何号」と記入するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、数年にわたる事件に関する文書は、事件完了の年に編纂しなければならない。
(文書の検閲と保存方法)
第3条 文書の編纂を了したときは、事務局長の検閲を受けた後、これを定められた位置に整理保管する。
3 会議録、議決書は、前年までの分とともに、別に厳重に整理保存しなければならない。
(文書の保存年限)
第4条 文書は、次に掲げる区分により、それぞれ保存しなければならない。ただし、必要があるときは、議長の決裁を受けて年限を伸縮することができる。
(1) 第1類
ア 永久保存のもの
(ア) 議決書及び議事録
(イ) 条例、規則、規程等
(ウ) 例規となるべき重要な告示及び令達
(エ) 訴訟、訴願等将来の証明のために必要なもの
(オ) 各種台帳
(カ) 議員及び職員の進退、賞罰及び履歴に関するもの
(キ) 議会の沿革に関するもの
(ク) 重要な統計及び調査資料に関するもの
(2) 第2類
ア 10年保存のもの
(ア) 令達番号簿
(イ) 永久保存以外の文書でやや重要と認められ、かつ、後年の参照に必要なもの
(ウ) 諸報告、資料等で後年の参照に必要なもの
(エ) 会計関係の簿冊
(3) 第3類
ア 5年保存のもの
(ア) 前2号以外のもの
(4) 第4類
ア 1年保存のもの
(ア) 将来において必要としない完結された軽易な一般文書
(イ) 新聞、雑誌の類
(5) 第5類
ア 選挙関係のもの
(ア) 議会で行った選挙関係書類の保存期間は、その在任期間とする。
(機密文書の保存)
第5条 機密を要する文書は、この規程に準じて処理し、事務局長において、これを厳重に保存しなければならない。
(廃棄処分)
第6条 保存年限を経過し、廃棄すべき文書は、定められた時期に点検整理し、廃棄処分処理簿(様式第4号)に登載し、事務局長を経て、これを処理しなければならない。
(その他)
第7条 この規程に定めるもののほか、文書の処理、保存等については、町の関係諸規程の例による。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
