○湧別町議会事務局処務規程
平成21年11月25日
議会訓令第2号
目次
第1章 総則(第1条)
第2章 事務分掌(第2条―第6条)
第3章 事務の専決及び代決(第7条―第9条)
第4章 事務の処理(第10条―第23条)
第5章 服務心得(第24条―第33条)
第6章 補則(第34条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、湧別町議会事務局の処務に関し必要な事項を定めるものとする。
第2章 事務分掌
(事務局の職員)
第2条 事務局に事務局長、事務局次長、書記長、書記その他の職員を置くことができる。
2 事務局職員の定数は、湧別町職員の定数条例(平成21年条例第29号)の定めるところによる。
第3条 削除
(事務の監督)
第4条 事務局長は、議長の命を受け、職員を指揮して議会に関する事務を掌理する。
(所掌事務)
第5条 事務局の所掌事務は、次のとおりとする。
(1) 庶務に関するもの
ア 機密に関すること。
イ 公印の保管に関すること。
ウ 職員の人事、厚生、服務及び給与に関すること。
エ 議員の議員報酬及び費用弁償その他給与並びに処遇に関すること。
オ 議員の身分及び資格得失に関すること。
カ 議会の諸規程に関すること。
キ 文書の収受、発送及び保存に関すること。
ク 文書の起案及び浄書に関すること。
ケ 各種統計資料及び情報に関すること。
コ 議会費の予算に関すること。
サ 世論に関すること。
シ 備品及び消耗品の管理及び出納に関すること。
ス 図書の保管に関すること。
セ 儀式並びに交際及び議会関係者の接遇に関すること。
ソ 官公署、諸団体等の連絡調整に関すること。
タ 議長会に関すること。
チ その他議会の庶務に関すること。
(2) 会議に関するもの
ア 議会及び全員協議会に関すること。
イ 議案に関すること。
ウ 議事日程及び諸般の報告事項に関すること。
エ 議員提出の議案、建議案及び意見書の取扱いに関すること。
オ 質問通告の処理に関すること。
カ 議会において行う選挙に関すること。
キ 議決事項の処理に関すること。
ク 会議録、記録等の調製に関すること。
ケ 町政の調査報告に関すること。
コ 請願、陳情等に関すること。
サ 委員会及び公聴会に関すること。
シ 議会及び委員会における出欠に関すること。
ス 議場の整理及び取締り並びに傍聴に関すること。
セ その他会議一般に関すること。
(事務の分担)
第6条 職員の事務の担任は、事務局長が定める。
第3章 事務の専決及び代決
(事務の決裁)
第7条 事務の決裁は、議会の事務局長を経て、議長の決裁を受けなければならない。
(代決等をした事務の後閲)
第8条 事務局長は、代決又は代理をした事務については、軽易な事項を除き、後閲に供しなければならない。
(事務局長の専決事項)
第9条 次の事項は、事務局長において専決することができる。
(1) 職員の出張及び時間外勤務に関すること。
(2) 職員の休暇及び私事旅行の許否に関すること。
(3) 物品の購入及び備品の修繕に関すること。
(4) 議会資料の配付に関すること。
(5) その他軽易な事項の処理に関すること。
第4章 事務の処理
(文書の受付及び配付)
第10条 議会に到着した文書の受付及び配付は、次の各号の定めるところによる。
(1) 一般文書は、開封して文書受付印(様式第1号)を押し、事務局長を経て議長の閲覧に供しなければならない。ただし、ことの軽易なものは、議長の閲覧を省略することができる。
(2) 親展文書は、議長又は副議長あてのものは事務局長に、その他のものは名あて人に配付する。
(口頭及び電話による収受事項の処理)
第11条 口頭又は電話によって受理した事件は、前条第1号に定める手続をとらなければならない。ただし、軽易なものについては、口頭をもってこれに代えることができる。
(訴訟、訴願及び審査請求の収受)
第12条 訴訟書、訴願書、審査請求書その他収受の日時が権利の消長に関係のある文書は、その封皮に「収受の日時」を記入し、取扱者がこれに印を押して、その文書に添付しておかなければならない。
(文書処理の原則)
第13条 文書を受理したときは、事務局長は、自ら処理するものを除き、職員にその処理の要領を指示して処理させなければならない。
2 受理した事件は直ちに調査し、特別の事由があるものを除き、即日処理しなければならない。
3 前項の事項で重要又は異例のものについては、事務局長はその処理につき、あらかじめ議長の指揮を受けなければならない。
(回議書の作成)
第14条 事務の処理は、起案用紙を用い正確簡明に記さなければならない。ただし、軽易なものは、文書の余白に処理要領を記入して処理案とすることができる。
(文書の合議)
第15条 回議書で合議を必要とするものは、合議した後に決裁を受けるものとする。
(文書の発送)
第16条 発送を要する文書は、決裁文書によって浄書するものとする。
(文書の書式)
第17条 文書の書式は、別に定めがあるものを除くほか、北海道公用文作成規程(昭和63年北海道訓令第1号)の定めによるものとする。
(文書の記号番号)
第18条 令達番号簿(様式第2号)により、令達の種類ごとに記号番号及び年月日をつけるものとする。
2 前項の番号は、暦年による一連番号とする。
(令達の種類)
第19条 令達の種類は、次のとおりとする。
(1) 告示 町内の全部又は一部に公示するもの
(2) 達 議会の内部又は職員に対して指揮命令するもの
(3) 指令 願に対して指揮命令するもの
(文書の署名)
第20条 文書の署名は、次によるものとする。
(1) 一般文書は、議長の職名及び氏名を用いる。ただし、軽易なもので議長の承認を受けたものは、この限りでない。
(2) 議会の議決又は湧別町議会委員会条例(平成21年条例第181号)の規定によって委員会又は委員長名をもって発送する文書は、当該委員会又は委員長の職氏名を用いること。
(公印)
第21条 発送文書には、湧別町議会公印規程(平成21年議会訓令第4号)の定めるところにより、「公印」を押さなければならない。ただし、照会通達のように多数印刷して発送するものは、押印を省略することができる。
(文書の取扱心得)
第22条 すべての文書は、上司の許可を受けないで部外者にこれを示し、又は謄写させてはならない。
(完結文書の処理)
第23条 完結文書は、直ちに編纂処理しなければならない。
2 整理編纂については、別に定める規程により処理しなければならない。
第5章 服務心得
(服務の基準)
第24条 すべて職員は、住民全体の奉仕者として、公共の利益のために勤務し、地方公務員に関する法律、条例その他の規程に従って服務し、その職務遂行に当たっては親切、丁寧かつ敏速を旨とし、全力を挙げて服務に専念しなければならない。
(出勤)
第25条 職員は、出勤時限までに登庁し、自ら出勤簿に印を押さなければならない。
(欠勤等)
第26条 職員が、疾病、服喪その他の事故により出勤できないときは、その事由及び日数等を記載し、その前日(前日までに予期することができないときは、当日の出勤時限)までに届け出なければならない。ただし、病気による欠勤が7日間以上にわたるときは、医師の診断書を添付しなければならない。
2 職員は、家族の病気、看護、帰省、転地療養その他私事のため任地を離れようとするときは、その事由及び行先を記載し、事務局長の許可を受けなければならない。
3 職員は、服務時間中に疾病その他の事由によって退出しようとするときは、その事由を届け出て、事務局長の承認を受けなければならない。一時外出するときは、公用であっても同じとする。
(退庁の場合の注意)
第27条 職員は、退庁の際は、その所管文書及び物品を必ず所定の場所に整理し、不在中の処理に支障がないようにしておかなければならない。
(不在中の担任事務)
第28条 職員は、出張、休暇、欠勤等のため不在となる場合は、その現に処理中の担当事務をあらかじめ上司に提示し、その処置につき指揮を受けなければならない。
2 不在者の担任事務は、事務局長においてその代理者を定め、これを処理させなければならない。
(出張及び復命)
第29条 職員の出張は、出張命令書をもって命ずる。
2 職員は、出張中に、用務の都合又は疾病等により予定の期限までに帰任又は用務を行うことができない場合は、速やかにその事由を述べて上司の承認又は指揮を受けなければならない。
3 職員は、出張の用務が終了したときは、予定の期限にかかわらず、直ちに登庁して勤務しなければならない。
4 職員は、出張を終わって帰庁したときは、直ちに出張復命書(様式第3号)を提出しなければならない。ただし、軽易な事項は、口頭をもってたりる。
(履歴書、住所等の届出)
第30条 新たに職員となった者は、任命の日から3日以内に履歴書(様式第4号)を提出しなければならない。
2 職員は、氏名の改称若しくは本籍、転居その他身分上の異動を生じ、又は試験合格等のあった場合は、直ちにその旨を届出なければならない。
(事務の引継ぎ)
第31条 職員は、転任し、休職し、又は退職したときは、速やかに、その担任事務を後任又は事務局長の指名した者に引き継がなければならない。
(重要書類)
第32条 重要書類は、運搬しやすい書箱に納めて、見やすい場所に位置を定め、かつ、書箱には赤紙で「非常持出」の表示をしておかなければならない。
(非常災害)
第33条 庁舎及びその付近に火災その他非常事変が発生したときは、職員は直ちに登庁しなければならない。
2 前項により登庁した職員は、直ちに次の処置をして、上司の指揮を受けなければならない。
(1) 非常持出その他の重要書類を搬出し、保護すること。
(2) 金庫その他重要物件を警戒すること。
第6章 補則
(その他)
第34条 この規程に定めるもののほか、事務局の処務並びに職員の任免、分限、給与、服務その他の身分取扱いに関しては、湧別町の諸規程の例による。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成28年3月31日議会訓令第1号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月15日議会訓令第1号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
